STRUKTUR ORGANISASI

A. Pengertian Struktur Organisasi Mariks

Organisasi matriks disebut juga organisasi manajemen proyek, yaitu organisasi yang penggunaan struktur organisasinya menunjukkan para spesialis yang mempunyai keterampilan di masing-masing bagian dalam perusahaan yang dikumpulkan menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan. Organisasi ini digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya dibidang penelitian dan pengembangan.

Organisasi matriks menghasilkan wewenang ganda yaitu wewenang horizontal dan wewenang fungsional. Wewenang horizontal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya sesuai dengan keahlian yang akan tetap melekat sampai proyek selesai. Akibat mempunyai dua wewenang, dalam melaksanakan kegiatannya setiap anggota juga harus melaporkan kepada dua atasan untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul. Biasanya manajer proyek diberi mandat untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah sebagai manajer proyek untuk kemudian langsung dilaporkan kepada manajer puncak.

Kebaikan organisasi ini terletak pada fleksibilitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik, organisasi ini juga tidak mengganggu struktur organisasi yang ada. Sedangkan kelemahannya yaitu apabila manajer proyek tidak bisa mengkoordinir dari berbagai bagian yang berbeda tersebut, maka dapat menghadapi kesulitan dalam mengembangkan tim yang solid. Berikut ini diuraikan beberapa kelebihan dan kekurangan organisasi matriks.

1. Kelebihan organisasi matriks antara lain:

1.      Ada fleksibilitas pada organisasi dan membantu perkembangan kreatifitas

2.      Mendorong kerjasama antar berbagai keterampilan

3.      Merupakan tempat latihan manajer-manajer stratejik

2. Kekurangan organisasi matriks antara lain:

1.      Pertanggungan jawab ganda dapat membuat kebingungan dan kebijakan yang kontradiktif

2.      Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal

3.      Dapat mengarah pada konflik antar bagian

B. Struktur Organisasi Matriks

Struktur organisasi matriks digunakan untuk memudahkan pengembangan pelaksanaan beragam program atau proyek. Setiap departemen dikepalai oleh vice precident  yang mempunyai tanggung jawab fungsional  bagi seluruh proyek. Sedangkan setiap manajer proyek mempunyai project responsibility untuk penyelesaian dan implementasi strategi.

Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda dimana wewenang horizontal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dengan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Akibatnya anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, yang berarti dalam melaksanakan kegiatannya para anggota harus melaporkannya kepada dua atasan. Untuk mengatasi masalah yang timbul, biasanya manajer proyek diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah dimana manajer proyek tersebut akan langsung melapor pada manajer puncak. Berikut ini adalah peta/ bagan organisasi matriks:

Kebaikan organisasi ini terletak pada fleksibilitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik, organisasi ini juga tidak mengganggu struktur organisasi yang ada. Sedangkan kelemahannya yaitu apabila manajer proyek tidak bisa mengkoordinir dari berbagai bagian yang berbeda tersebut, maka dapat menghadapi kesulitan dalam mengembangkan tim yang solid. Kelebihan dan kekurangan organisasi matriks akan diiuraikan sebagai berikut.

Kelebihan struktur organisasi matriks antara lain:

1.      Sesuai untuk beban kerja yang fluktuatif

2.      Tujuan proyek menjadi lebih jelas

3.      Memungkinkan untuk merespon pada beberapa sektor lingkungan secara serentak

4.      Banyak jalur untuk melakukan komunikasi

5.      Pekerjaan dapat dipahami secara lebih jelas

Adapun kekurangan struktur organisasi matriks antara lain:

1.      Struktur sangat rumit

2.      Biaya relatif tinggi

3.      Memungkinkan timbulnya dualisme kepemimpinan

4.      Relatif sulit karena terdapat kepentingan ganda sehingga memerlukan koordinasi kuat

C. Tugas/Job Desk dan Tanggung Jawab Karyawan

1. Direktur

Direktur merupakan sentral/pusat dari segala kegiatan suatu organisasi atau perusahaan yang berfungsi menjadi pembuat, penentu, serta pengendali semua kegiatan yang berlangsung di dalamnya. Direktur merupakan jabatan tertinggi yang ada dalam sebuah organisasi/perusahaan.

Adapun tanggung jawab seorang direktur antara lain

1.      Bertanggung jawab menciptakan peraturan yang ada dalam kantor serta menciptakan lingkungan kerja yang nyaman (family concept).

2.      Membuat targeting perusahaan yang ingin dicapai misalnya dalam jangka waktu satu tahun kedepan, dua tahun selanjutnya, dan seterusnya.

3.      Memantau alur kerja perusahaan agar dapat berjalan sesuai dengan ketentuan dan targeting.

2. Pemimpin Redaksi

Tugas dan kewajiban seorang pemimpin redaksi atau manajer editor ialah

a. Menjalin komunikasi yang baik dan menciptakan team work yang solid.

Sebelum, ketika, dan sesudah melakukan suatu pekerjaan, pemimpin redaksi (pemred) hendaknya selalu menekankan terciptanya komunikasi yang baik dan tim yang solid kepada anggotanya. Hal ini karena penerbitan sebuah buku merupakan kerja tim dan bukan kerja individual.

b. Membagi pekerjaan kepada editor dan akurator

Naskah yang sudah disepakati tim kreatif selanjutnya segera diberikan kepada akurator atau editor. Pemimpin redaksi memberikan waktu kepada akurator/editor untuk membaca cepat naskah bersangkutan sebelum digarap.

c. Membuat jadwal penggarapan naskah

Penjadwalan editor/akurator dilakukan dengan menimbang tiga hal, yaitu jumlah karakter, tingkat kesulitan, dan jam aktif bekerja. Jadwal meliputi seluruh proses hingga naskah siap dicetak, antara lain jadwal akurasi, jadwal editing, jadwal proof reading dan input, jadwal setting, jadwal koreksiPDF oleh pemimpin redaksi dan bagian printing, jadwal input koreksi, dan jadwal siap film.

d. Mengontrol pekerjaan editor

Setelah editor/akurator mendapatkan job dan jadwalnya, pemimpin redaksi mengontrol proses yang sedang berjalan yang meliputi potensi naskah, kendala dalam penggarapan, dan usulan penggarapan naskah. Editor juga memiliki tugas untuk memberi catatan pada naskah yang perlu diberi catatan, pengantar penerbit, dan back cover naskah yang dieditnya.

e. Mengadakan rapat penjudulan

Setelah naskah selesai diedit oleh editor, pemimpin redaksi meminta editor bersangkutan untuk membuat sinopsis dan daftar isi untuk dipresentasikan dalam rapat penjudulan yang akan diikuti oleh tim kreatif. Pemimpin redaksi menentukan waktu dan tempat rapat penjudulan dengan mempertimbangkan kesiapan editor untuk presentasi dan kehadiran tim kreatif. Dalam rapat penjudulan juga dibahas soal ide-ide pengemasan buku, baik isi maupun sampul.

f. Mengorder cover dan ISBN

Setelah naskah diberikan judul, pemimpin redaksi atau pejabat yang ditunjuk mengorder pembuatan ISBN kepada sekretaris redaksi yang akan dikirimkan ke perpustakaan nasional. Pemimpin redaksi juga mengorder pembuatan cover ke bagian desain cover dengan menyertakan judul buku, ukuran buku, sinopsis dan daftar isi, dan beberapa rekomendasi dari tim kreatif.

g. Mengadakan presentasi cover

Pemimpin redaksi atau pejabat yang ditunjuk, mengundang tim kreatif untuk menilai cover yang sudah dibuat oleh bagian desain cover. Dalam presentasi tersebut, satu judul buku dibuatkan tiga alternatif cover yang berbeda.

h. Mengoreksi naskah PDF

Setelah naskah selesai diseting dalam bentuk PDF, pemimpin redaksi mengoreksi naskah tersebut sebelum diseting. Adapun hal-hal yang diperhatikan ialah

1.      Kelengkapan naskah yang meliputi pengantar penerbit, mukadimah penulis, translit Arab-Latin, isi, penutup, referensi, dan biografi penulis jika ada,

2.      Halaman identitas buku. Pemimpin redaksi atau pejabat yang ditunjuk hendaknya mengecek halaman identitas buku sehingga tidak terjadi kesalahan, yang meliputi ISBN, judul buku, penulis, penerjemah, akurator, editor, tahun cetakan, dan imprint yang menerbitkan.

3.      Daftar isi. Pemimpin redaksi atau pejabat yang ditunjuk hendaknya mengoreksi kesesuaian antara halaman yang tercantum dalam daftar isi dan halaman sebenarnya.

Jika dalam proses koreksi ditemukan kesalahan, hendaknya ditandai beserta koreksinya kemudian diserahkan kembali kepada setter nya.

i. Mengoreksi cover dan back cover

Setelah cover disetujui, pemimpin redaksi atau pejabat yang ditunjuk harus memastikan tidak ada kesalahan dalam cover, misalnya mengenai nama penulis, judul buku, judul kecil, logo penerbit, tulisan di back cover (termasuk ISBN atau kategori buku jika ada), dan tulisan di punggung buku.

j. Menyerahkan file PDF dan cover ke bagian printing

Setelah semua langkah dilakukan, pemimpin redaksi atau pejabat yang ditunjuk hendaknya memeriksa ulang bagian-bagian yang sebelumnya dikoreksi untuk memastikan apakah sudah benar atau belum. Jika semua sudah, pemimpin redaksi atau pejabat yang ditunjuk langsung menyerahkan naskah buku yang sudah siap film ke bagaian printing.

3. Manajer Produksi

Seorang manajer produksi terlibat dengan koordinasi, perencanaan dan pengendalian proses manufaktur. Ia juga bertugas memastikan bahwa barang dan jasa yang dihasilkan efisien, memastikan jumlah yang diproduksi dan biaya yang dikeluarkan sudah tepat serta sesuai dengan kualitas yang diinginkan. Ruang lingkup pekerjaannya tergantung pada sifat dari sistem produksi, misalnya produksi borongan, produksi massal, atau proses produksi seperti biasanya. Peran tenaga kerja juga terkadang disebut sebagai manajer operasi.

Adapun Khas aktivitas pekerjaan seorang manajer produksi dapat diperinci sebagai berikut:

1.      Mengawasi proses produksi, menyusun jadwal produksi,

2.      Memastikan bahwa produksi adalah biaya efektif,

3.      Memastikan bahwa produk yang dihasilkan tepat waktu dan berkualitas baik,

4.      Bekerja sumber daya manusia dan material yang dibutuhkan,

5.      Menyusun skala waktu untuk pekerjaan,

6.      Memperkirakan biaya dan menetapkan standar mutu,

7.      Pemantauan proses produksi dan menyesuaikan jadwal yang diperlukan,

8.      Bertanggung jawab untuk pemilihan dan pemeliharaan peralatan,

9.      Pemantauan pelaksanaan standar produk dan kualitas kontrol program,

10.  Penghubung antar departemen yang berbeda, misalnya pemasok dan manajer,

11.  Bekerja sama dengan manajer untuk menerapkan kebijakan perusahaan dan tujuan,

12.  Memastikan bahwa kesehatan dan pedoman keselamatan diikuti,

13.  Mengawasi dan memotivasi tim pekerja,

14.  Meninjau kinerja bawahan, dan

15.  Mengidentifikasi kebutuhan pelatihan.

4. Manajer Penjualan

Tugas manajer penjualan adalah sebagai berikut:

1.      Manajer penjualan bertanggung jawab terhadap pelaksanaan marketing plan,

2.      Manajer penjualan bertanggung jawab terhadap hasil penjualan produk,

3.      Manajer penjualan bertanggung jawab terhadap sales management,

4.      Manajer penjualan membina dan membimbing sales team,

5.      Manajer penjualan membina dan memelihara hubungan baik dengan distributor dan sales outlet, dan

6.      Manajer penjualan membuat sales plan dan sales report.

4. Manajer Administrasi

Manajer administrasi memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut:

1.      Melakukan pengauditan keuangan perusahaan,

2.      Menghitung biaya yang dikeluarkan perusahaan, misalnya dalam biaya produksi,

3.      Mencatat semua biaya,

4.      Menghitung laba/profit ataupun besaran surplus perusahaan, dan

5.      Membuat laporan keuangan.

D. Target/Sasaran Buku yang Harus Diterbitkan

Untuk targeting jumlah buku yang ingin diterbitkan, perusahaan menargetkan ingin menerbitkan paling sedikit 3 judul buku perbulannya, sehingga dalam kurun waktu satu tahun, perusahaan harus menerbitkan paling sedikit 36 judul buku dengan asumsi sejumlah buku masuk ke dalam kriteria best seller.

BAB 3

PENUTUP

Pada akhirnya makalah mengenai struktur organisasi matriks ini bisa kami selesaikan, berbagai sumber yang menjadi referensi kami ini tidak serta merta kami kutip, namun tentunya kami berusaha mengembangkannya sesuai dengan pengetahuan yang kami dapatkan dalam mata kuliah manajemen produksi penerbitan. Semoga dengan dibuatnya makalah ini dapat memberikan manfaat bagi pembaca pada umumnya, dan khususnya bagi penulis

DAFTAR PUSTAKA

https://muslihlatukau.wordpress.com/2015/11/01/struktur-organisasi/

Kelompok 8 : Ibnu Umar(53412532) Muslih Latukau(55412165) Nandang Syaefulloh(55412243)